작년 부터 중반부터 강하게 관리 시스템의 필요성을 느끼고 작년 여름부터 Zoho Creator에 DB를 만들어서 재고 관리 프로그램은 부족하나마 써 왔고, 재무 관리 프로그램은 만들다가 중도에 포기하고 엑셀로 매월 마감을 해 오고 있었다.
참고로 Zoho Creator를 설명하면 클라우드 기반의 간단한 데이터 베이스로 드래그 앤 드롭 방식으로 메뉴를 만들 수 있고 쌓인 데이터를 엑셀의 피벗과 비슷한 기능으로 리포트를 만들어 내는 기능이 강력한 특징이 있다. 쓰면서 단점은 DB의 일반적 형태를 벗어나서 전문적인 기능을 구현하기 어렵고 간혹 데이터를 입력했는데 리포트에서 나타나지 않는 버그가 있었다.
올해 초에 한해 목표를 세우면서 가장 중요한 일로 조직 역량을 강화하는 것으로 세웠었는데, 그 중에서도 특히 중요한 일이 사업 활동을 뒷받침할 시스템을 만드는 일로 생각했고 필요하다면 한 3달 쯤 전적으로 메달려서 내손으로 DB를 만들 각오도 하던차였다. 그러다, 문득 참고할 만한 책이 없을까 하는 생각이 들어 서적에 들러서 ERP에 관한 책을 보다가 상용 ERP가 어떤지 알아볼까 하는 생각이 들었고 그러다가 이카운트의 영업 사원이라도 불러보자는 얘기가 나와서 결국 사무실에서 데모를 보게 되었다.
그전에 왜 그런 시스템이 필요하다고 느꼈는지 부터 얘기를 하겠다. 먼저, 신지모루가 규모는 소기업이나 개발, 생산, 판매를 다하다보니 관리 역량이 필요하게 됐다. 예를 들면, 생산을 하려면 주문을 받거나 자체 주문에 의해 대략 2~4주 전에 발주를 내고 조립을 해서 생산을 하여 판매를 하는데, 그 과정들이 꽤나 빈틈없이 이루어져야 한다. 주문량들을 정확히 합산해서 현재 제품 재고를 차감하여 생산할 제품의 종류와 수를 계산하고 부품을 발주내는데 역시 현재고를 차감해야하며 빠짐없이 입고를 시켜야 한다. 그런뒤 생산을 하는데 생산을 잘 한 뒤에도 사용한 부품들을 현재고에서 차감시켜 놓아야한다. 그리고, 생산한 제품들은 현재고에 합산시킨 후 주문한 내용대로 거래처에 판매를 하면서 현재고 관리도 되어야 한다. 그리고 이건 실물의 흐름이고 이를 반대편으로 회계적인 활동도 뒷받침되어야 한다. 이런 일을 생산과 판매의 흐름을 4가지 제품을 한 8번 정도 해야한다면 보통 사람의 인지 능력으로는 다 꽤차고 있기 힘들어지고, 엑셀을 이용해서 관리하는 것도 엄청난 힘이 들게 된다.
물론 야근으로 밀어 붙여서 일을 되게 할 수 있지만, 머리를 써야 될 일을 힘으로 해결하고 싶지 않았다.
지금 제품과 부품의 재고가 얼마나 있어? 현재 시점에 이달과 다음달에 매입처에 결재할 금액이 얼마야? 지난 달에 얼마를 벌었고 그 현금들은 어떻게 쓰인거야? 라는 질문에 10초 이내로 결과를 얻고 싶었는데 이카운트 영업 사원이 30분 보여준 데모로 이게 우리가 필요한 시스템이라는 생각이 바로 들었다.
간단히 장점을 우리 회사의 쓰임에 비추어 얘기해 보면,
1. 주문, 발주, 생산의 흐름이 크게 어렵지 않게 구성되어 있다.
2. 동영상 등의 사용법 설명이 많고 별도의 강의도 빈번히 있으며, 게시판이나 전화로 질의해도 잘 대답해 준다.
3. 수입 업무 시 발생하는 잘잘한 비용처리가 쉽도록 별도 항목으로 구성되어 있다.
4. 세금계산서를 바로 발행할 수 있고 받은 세금계산서를 e세로 데이터를 불러 올려주면 바로 비교해 볼 수 있다.
5. 충분할 정도로 리포트가 제공된다.
6. 옵션을 선택하면 통장 입출국 내역을 불러와서 바로 회계처리할 수 있다.
등이고,
단점을 역시 우리 쓰임에 비추어 얘기하면 제조업에 초점이 맞춰줘 있다보니 온라인 판매 등에는 기능이 부족하다 정도가 아닐까 싶다.
지난 1월 중순부터 셋팅을 시작해서 재고쪽은 2월부터 쓰고 있고 회계는 1월 데이터부터 입력해서 쓰고 있다. 재고 쪽은 재고실사라는 전가의 보도 덕에 담당자가 누락시키지 않으면 큰 무리 없이 쓰고 있는데, 회계는 완전히 적응해서 쓰고 있지 못하지만 점점 나아지고 있다.
